schip in haven

Stem - Linking your future

Ons profiel

Is een beursdeelname nog wel effectief?

Is een beursdeelname nog wel effectief?

180827Blokkeren_agenda-Basis2_FollowUpmaandag 27 augustus 2018 19:21

Een goede voorbereiding en een nabewerking zijn cruciaal.

Tijdens onze opleidingen en workshops krijg ik met regelmaat de vraag of deelname aan een beurs nog wel effectief is. Een beetje flauw antwoord is dan: ‘dat hangt er helemaal vanaf’. Want het succes van een beurs wordt vooral afgemeten aan effecten die waargenomen worden op de beursdagen zelf. Maar een goede voorbereiding en nabewerking zijn van cruciaal belang bij een beursdeelname. En oh ja, ook op de stand kun je nog heel veel missers maken, zelfs zodanig dat deze jouw goede voorbereiding en uitstekende nabewerkingsplan volledig teniet kunnen doen.

Door heer Willem de Vries

Deelname aan een beurs is slechts één van de onderdelen van de mix aan marketing- en communicatie-activiteiten om de commerciële doelen van een organisatie te realiseren. Maar te vaak zie ik – net als bij andere vormen van marketingcommunicatie – dat technische maakindustriebedrijven helemaal geen doel hebben vastgesteld voor hun beursdeelname of communicatie. En hoe wil je dan de effectiviteit meten?

Doelstellingen
Zonder te weten wat je moet meten, valt er toch ook niets te meten. Dat weet toch iedereen die in een technisch bedrijf werkt? En daarom is mijn antwoord op de vraag of deelname aan een beurs nog wel effectief is, toch eigenlijk niet zo flauw. Want als je geen doel gesteld hebt, dan is feitelijk ieder resultaat goed. En kun je dus ook niet aangeven of de deelname aan een beurs wel of niet effectief was.

Maar ik begrijp wel dat bedrijven vragen stellen over de effectiviteit van een beursdeelname. Want stel dat je voornamelijk bestaande relaties gesproken hebt die je toch al regelmatig ontmoet. Een aantal passanten de stand hebt binnen weten te praten, waar teveel tijd in ging zitten en niets uitkwam. Rekende op getekende opdrachten maar er geen enkele in de wacht gesleept hebt. Of geen enkele nieuwe klant gescoord hebt terwijl je dat wel had verwacht. Dan is beursdeelname niet effectief geweest, Maar op basis van verwachtingen die vooraf kennelijk niet in meetbare doelen zijn omgezet.

Hadden ze echter wel een doel gesteld, dan hadden ze kunnen meten of ze in dat doel in voldoende mate waren geslaagd. De vijf meest gehoorde doelen voor een beursdeelname zijn overigens:

Vergroten naamsbekendheid
Nieuwe klanten ontmoeten en verwerven
Bestaande relaties ontmoeten
Informatie overdragen / nieuwe producten demonstreren
Beurstransacties sluiten (orders verkrijgen)

Kwantificeer doelen
Voor het vergroten van je naamsbekendheid moet je overigens vooraf weten hoe groot die is (nulmeting) en achteraf meten wat het effect van de beurs op de bekendheid is. Maar verwacht van deze doelstelling niet ook nog eens direct orders. Voor de andere genoemde doelen geldt dat overigens ook. Behalve als een ‘beurstransactie sluiten’ het doel voor jouw beursdeelname is.

Om te meten of je beursdeelname effectief is moet je dus vooraf een doel stellen. En dat mag ook een ander doel zijn dan één van de vijf meest genoemde. Maar kwantificeer je doel wel. Want alleen dan weet je of je het gestelde doel ook gerealiseerd hebt. Zelfs als dat de verbetering van de naamsbekendheid met enkele procenten is.

Want kwantitatieve doelen moeten ook realistisch zijn. En het verbeteren van je naamsbekendheid gaat echt niet met grote sprongen door alleen op een beurs aanwezig te zijn. Of je moet wel heel veel activiteiten op en rond jouw stand organiseren. Zoveel, dat feitelijk geen enkele beursbezoeker om jouw activiteiten en stand heen kan. Zaken die allemaal de nodige voorbereidingstijd vergen. De meeste al ruim een half jaar voordat de beurs van start gaat.

Afstemming activiteiten
Stel ook geen meervoudige doelen. Dan ga je focussen op verschillende resultaten en dat maakt het realiseren van doelen alleen maar lastiger. Maar welk doel je ook kiest; de uitstraling van je stand, de voorbereidende communicatie op de beurs, de activiteit op de stand en de nabewerking van bezoekers van de stand, moeten allemaal afgestemd zijn op dat doel. En jouw standbemanning moet ook weten wat het doel is en wat daarvoor van hen verwacht wordt. Dat lijkt logisch. Maar in de praktijk zie ik daar toch wel veel misgaan, omdat de mensen die op de stand aanwezig zijn vooraf onvoldoende goed zijn gebriefd.

Op de ochtend van de opening ben je daar echt wel heel laat mee. Want er gebeuren altijd nog onverwachte zaken. Al is het maar dat één of meer leden van de standbemanning later arriveren dan afgesproken, door files en ander ongemak. Maar bovenal kunnen de mensen die bezoekers te woord moeten staan, zich de materie niet meer goed eigen maken. En daarmee ondermijn je de doelstelling van de beursdeelname omdat men niet gericht op dat doel, gesprekken aangaat.

En waar ik het ook nogal eens mis zie gaan, is bij de uitstraling door de standbemanning zelf. Het eerste uur gaat het nog wel. En als er topdrukte is dan is men lekker bezig. Maar dan de stillere momenten of als de energie wat wegebt. Dan gaat men onderling in gesprek. Het liefst met de rug naar het gangpad waar juist potentiële bezoekers passeren. Of de mobiele telefoon wordt geraadpleegd. Een klant gebeld, de laptop open geslagen om mail te bekijken. Toch nog even een offerte afgehandeld. Of een broodje in de stand genuttigd ‘en plein public’. En maak dan maar eens contact met passanten. Zie je het voor je? Daarom onderstaand kader ‘Tips voor de beursdagen zelf’. Want zolang de beurs nog niet van start is gegaan kun je daar zeker nog mee aan de slag.


Tips voor de beursdagen zelf.

We hebben wat tips genoteerd voor de beursdagen zelf en kort daarvoor. Maar hoe eerder je zaken regelt, des te beter je ze ook gerealiseerd krijgt. En hoewel deze tips gebaseerd lijken op een bedrijf waar een ruimere standbemanning aanwezig is, zijn ze met een beetje creativiteit ook toepasbaar voor een organisatie die maar met één persoon op de beurs aanwezig is. Want je kunt ook iemand van kantoor vragen om aanwezig te zijn. Of bij een eenmanszaak een familielid vragen te helpen.

Zorg dat de standbemanning goed geïnformeerd is en het doel van de beursdeelname kent.

  1. Er een duidelijke eerste vraag is aan passanten in relatie tot het doel en thema van de beurspresentatie, zodat de standbemanning hiermee de relevantie van een gesprek kan toetsen.

  2. Zorg dat leden van de standbemanning hun agenda vrij hebben op:
    - de dag voor de beurs – laatste instructies en afhandelen zaken die persé nog moeten;
    - de beursdagen zelf natuurlijk - en ook geen belafspraken of afhandelzaken meer tussendoor;
    - minimaal de eerste vijf dagen na de beurs om de contacten die opgedaan zijn na te bewerken (zie kader ‘Tips voor de nabewerking’).

  3. Er een goede planning voor de bezetting is, die ook op het bedrijf bekend is.

  4. Plan mensen zoveel mogelijk niet langer dan 6 uur in en met overlap in de shifts, waardoor:
    - op de drukste tijdstippen de bezetting ruim is;
    - er ruimte is om elkaar af te wisselen voor een lunch in het beursrestaurant;
    - standbemanning ruimte heeft om zelf ook de beurs te bezoeken;
    - mensen fris blijven omdat ze niet 100% van de tijd op de stand aanwezig hoeven te zijn;
    - schakel eventueel ook binnendienstmensen hierbij in en biedt hen op deze wijze ook de mogelijkheid om zelf de beurs te bezoeken.

  5. Laat mobiele telefoons uitzetten, zodat men niet gestoord wordt. Dit vraagt wel om:
    - goede telefonische follow up op het bedrijf;
    - een aparte voicemail boodschap die kort voor de beurs ingesproken wordt.

  6. Zorg dat er een standcoördinator of host/hostess aanwezig is die als enige telefonisch bereikbaar is voor het bedrijf om echte noodgevallen te coördineren maar die vooral toeziet op:
    - de planning, bezettingsgraad en verdeling van gesprekken;
    - eventuele extra rustmomenten; 
    - dat er zo min mogelijk onderling met elkaar gesproken wordt;
    - dat er altijd iemand bij het gangpad is om contact te leggen met passanten;
    - het registreren van gegevens van bezoekers en dat er gespreksnotities gemaakt worden voor de follow up.

  7. Evalueer elke dag direct na de beurs de gang van zaken, zodat je bij kunt sturen als dat nodig blijkt.

Follow up
Een goed begin is het halve werk. En dat geldt ook voor je voorbereiding op een beursdeelname. Maar een doel vaststellen en daar bij het standontwerp, thema, presentatie en voorafgaande communicatie rekening mee houden, vraagt een vroegtijdige start. Eigenlijk al zo’n acht tot negen maanden voor een beurs plaatsvindt.

In de praktijk zie ik dat juist deze zaken veel te laat opgepakt worden. En onder tijdsdruk komen vaak wel heel mooie dingen tot stand. Maar tijdgebrek beperkt je ook om enkele cruciale zaken goed te regelen. Die stand komt er altijd wel. Maar de communicatie vooraf naar de mensen die je persé op je stand zou willen hebben, schiet er nog weleens bij in. En daarmee laat je dan al kansen op succes liggen. Net zo goed door te verzuimen vooraf een nabewerkingsplan op te stellen voor een goede follow up van de bezoekers aan je stand. Daarom hebben we in onderstaand kader nog wat tips opgenomen voor die nabewerking.


Tips voor 
de nabewerking.

Heb je nog geen plan voor de nabewerking, neem dan onderstaande tips eens door.

  1. Zorg voor een nabewerkingsplan waarin aangegeven wordt wie wat doet en wanneer.

  2. Een goede follow up begint echter met noteren wie op de stand op bezoek is geweest met een korte gespreksnotitie.

  3. Voorzie gespreksnotities met een indicatie voor de opvolging, zodat je de belangrijkste eerst benaderd of op het afgesproken tijdstip.

  4. Maar je follow up kan eigenlijk al direct na het bezoek beginnen of op de avond van de betreffende beursdag:
    - aanvragen van documentatie kun je (direct) doorgeven aan iemand op het bedrijf en dezelfde dag nog laten toezenden. Noteer daar wel even een bedanktekst bij;
    - zonder meer kun je een bedankje voor het bezoek aan jouw stand sturen per e-mail, SMS of  WhatsApp;
    - maak daarvoor een tekst die door iedereen gebruikt kan worden (kort + eventueel aangevuld met de afspraken die gemaakt zijn).

  5. Een aparte beursfolder of flyer kun je direct meegeven. Als het even kan met een speciale beursactie die maar beperkt geldig is.

 

Maximaal twee weken
Een aantal zaken in het kader ‘Tips voor de nabewerking’ zijn zeker ook behulpzaam als de beurs al bijna van start gaat. Maar als er geen goed plan voor de follow-up ligt, komt die nabewerking al snel in de verdrukking. En uiteindelijk heb je maar maximaal twee weken de tijd om follow up te laten plaatsvinden. Daarna worden je kansen om te scoren echt gering.

Hoewel het ook van belang is dat tijdens de beursdagen alle puntjes op de ‘i’ gezet worden, blijkt voor de effectiviteit van jouw beurdeelname een goede voorbereiding en het opstellen en uitvoeren van een nabewerkingsplan van cruciaal belang.


Kom aanwaaien voor tips

Wil je eens overleggen over de voorbereidingen op een beurs? Of juist over het nabewerken van contacten die je daar opdoet? Kom gerust eens aanwaaien - of ik bij jou - om jouw aankomende beursdeelname door te spreken. Bel (06 204 275 84) of mail Willem de Vries.

 

« Terug naar overzicht met blogs

Our Phone Number: 085-104 65 36
Close